Objectifs

• Améliorer la communication et faciliter le travail d’équipe
• Harmoniser les pratiques de classement et d’archivage
• Gagner du temps
• Retrouver facilement tout document (papier et informatique)
• Optimiser la circulation et le partage de l’information
• Développer ses capacités d’organisation et gérer son temps de façon optimale

Comment ?

1ère phase : ½ journée commune en salle de réunion :

• La méthodologie : description, explications, aspects informatiques
• Échanges sur l'organisation actuelle et définition des axes d’amélioration en termes de classement et de circulation des informations
• Création en commun de votre plan de classement.

2ème phase : Application pratique au poste de travail

Classement papier :

• Tri, archivage, destruction des documents « périmés ».
• Identification des dossiers papiers en fonction du plan de classement (intitulé, thématique, localisation physique, délai de conservation).
• Ergonomie du poste de travail.

Classement informatique :

• Tri, archivage, destruction des documents papiers et informatiques « périmés ».
• Réaménagement de l’arborescence informatique en fonction du plan de classement.

3ème phase : Réunion de mise en commun

• Validation définitive du plan de classement /arborescence
• Remise du plan de classement au format Excel

4ème phase : Accompagnement pratique

• Accompagnement à la réorganisation et à l’installation des dossiers papiers.
• Accompagnement à la migration des fichiers informatiques dans la nouvelle arborescence.